Rubén Valencia Pedraza
Maestria de seguridad y salud en el trabajo |
universidad ducens
24 de febrero de 2024
“PROBLEMAS, DIFICULTADES Y BENEFICIOS DEL SISTEMAS DE GESTIÓN EN LAS EMPRESAS”
INTRODUCCIÓN
El objetivo de un sistema de gestión de
riesgos desde el enfoque de la seguridad y la salud en el trabajo es
implementar un sistema donde se busque principalmente la prevención de los
accidente y enfermedades de trabajo a través de controles que mitiguen los
riesgos y que estos controles se encuentren alineados a un cumplimiento de los
requisitos legales y regulatorios aplicados para la organización dependiendo de
su contexto, es decir, dependiendo de donde se encuentre instalada la operación
de una organización. Por otro lado, los sistemas con base a la gestión de los
riesgos estarán basados en su mayoría en el sistema de mejora continua o ciclo
de Deming: planificar, hacer, verificar y actuar.
En la industria se ha comprobado que los
sistemas con base a los estándares ISO son muy útiles para el alcance de los
objetivos de la organización que en este caso es la seguridad y la salud a
través de la gestión de los riesgos.
Por ello, enfocaremos esta aportación a
los requisitos del sistema de gestión que enlista la ISO 45001:2018, es
importante enfatizar que la implementación de un sistema de gestión como el de
ISO 45001 es altamente recomendable que se cuente con la capacitación y
competencias suficientes para la interpretación de la norma.
Para interpretar los requisitos de la
norma y obtener el máximo beneficio al sistema es importante que la
organización designe un equipo multidisciplinario competente para la gestión y el
desarrollo de las actividades que el propio sistema demanda. A continuación,
discutiremos cuales son los beneficios, dificultades y problemas que se pueden
presentar en el sistema de gestión.
DESARROLLO.
La implementación de un sistema de
gestión debe contar con un plan de acción desde el inicio, este plan de acción
debe tener una metodología y la organización debe tener claro que busca
conseguir al implementarlo. Para que el sistema logre los objetivos esperados,
la alta dirección debe convencerse de que el sistema le ayudará a maximizar sus
ganancias, tener mayor presencia en el mercado y promover una organización con
ambientes laborales seguros y saludables que promuevan la prevención de los
accidentes y enfermedades de trabajo como parte medular de las operaciones, es
decir, que la gestión de riesgos no sea un trabajo extra, sino, parte del
trabajo diario en su conjunto.
Para reconocer los beneficios,
problemas y dificultades del sistema es importante comprender los requisitos, cabe
señalar que podemos implementar un sistema de gestión de riesgos con base a
diferentes metodologías y formas de gestión, podemos basarnos en cumplir con el
marco legal y regulatorio aplicable para nuestro país, en este caso para
México, es decir, el empresario o el responsable de seguridad y salud designado
por la dirección de la empresa pueden tomar todo el universo del marco legal y
regulatorio haciendo una revisión de las leyes, reglamentos y normas aplicables
al negocio y a través de diferentes herramientas puede generar un sistema de
gestión.
Para interpretar los requisitos de
la norma es importante comprender que cuando el estándar refiere: "la
organización debe", este será un requisito obligatorio, cuando se
establezca "debe mantener la información documentada y actualizada"
tendrá que seguirse el requisito de esta forma, por ello, es importante que
durante la implementación se cuente con un equipo multidisciplinario a fin de
lograr que los objetivos del sistema se cumplan.
REQUISITOS DEL SISTEMA DE GESTIÓN
CON BASE AL ISO 45001:2018.
El documento de la ISO 45001:2018.
Sistema de gestión de la seguridad y salud en el trabajo. Requisitos con
orientación para su uso, establece 10 puntos de los cuales 3 son referencias
documentales del estándar y 7 representan las referencias para la implementación:
1.- Objetivo y campo de
aplicación.
2.- Referencias normativas.
3.- Términos y definiciones.
4.- Contexto de la organización:
este se deriva en 4 puntos, aquí la organización debe establecer el contexto
físico de la organización, su giro, el ciclo de vida, el alcance del sistema,
sus instalaciones, sus necesidades y expectativas, que procesos abarcará el
sistema.
5.- Liderazgo y participación de
los trabajadores: este punto se destina al establecimiento de la política, los
roles y responsabilidades de cada miembro y proceso del sistema para el logro
de los objetivos y se expresa el compromiso de la alta dirección con la SST.
6.- Planificación: Aquí se inicia
el proceso de evaluación de los riesgos, identificando cuestiones internas y
externas de la organización, los requisitos legales que se deberán cumplir, así
como los riesgos y oportunidades y la planificación de los objetivos.
7.- Apoyo: Aquí nos habla
principalmente de los recursos que destinará la empresa para el alcance de los
objetivos y la implementación del sistema.
8.- Operación: esta es la fase de
poner manos a la obra, aquí la organización realiza la evaluación de los
riesgos a la seguridad en cada puesto de trabajo y establece e implementa los
controles para la mitigación de ellos.
9.- Evaluación del desempeño: Fase
de auditorías internas, medición, análisis de los resultados e indicadores de
desempeño. También habla de la rendición de cuentas a la alta dirección.
10.- Mejora: Como el nombre lo
indica se describe el deber de mantener la mejora continua del sistema,
reconocer las oportunidades de mejora, las no conformidades, dar seguimiento a
los accidentes y enfermedades de trabajo, a los actos y condiciones inseguras o
a cualquier otro incumplimiento del sistema o desviación que ponga en riesgo a
la SST o al sistema en su conjunto. Así también buscar la mejora continua para
conseguir entornos de trabajo seguros.
VENTAJAS, PROBLEMAS Y DIFICULTADES
DE IMPLEMENTAR EL SISTEMA EN LA ORGANIZACIÓN DONDE ACTUALMENTE COLABORO.
Actualmente hemos tenido la
oportunidad de formar parte de la implementación y seguimiento del sistema de gestión
de la SST con base a la ISO 45001:2018 en una empresa dedicada a la industria
de los alimentos, el sistema ha sido implementado en todas las ubicaciones
operativas de la empresa por lo que el alcance del sistema es a todos los sitios
y procesos relacionados en la organización, desde la compra de las materias
primas hasta la entrega del producto terminado al cliente.
La implementación y proceso de certificación
de la empresa duro aproximadamente 18 meses y a partir de la certificación, el
sistema se ha mantenido implementado y en constante cambio.
Entre las ventajas que se pueden
observar para el sistema de gestión están:
a)
Mantener a la organización
en un proceso de mejora continua, siempre enfocado en detectar las oportunidades
de mejora y controlar los riesgos para su mitigación.
b)
Las actividades y acciones
del sistema se encuentran enfocadas en brindar resultados positivos a la
organización, con indicadores de cumplimiento que favorecen el mantenimiento
del propio sistema.
c)
Se ha mostrado una
disminución considerable en la ocurrencia de accidentes especialmente los
incapacitantes, así como evitar las enfermedades de trabajo derivadas de los
riesgos ocupacionales.
d)
La información se mantiene
documentada y actualizada.
e)
El cumplimiento legal y
regulatorio se vuelve parte del sistema por lo que evitamos multas y la
posibilidad de un cierre de las operaciones.
f)
Los mecanismos de detección
y corrección de fallas en el proceso disminuyen los paros no planificados.
Además de estas ventajas, la
imagen con los clientes mejora considerablemente, se interesan en conocer y visitar
el proceso operativo y perciben a la empresa como un proveedor confiable. Por otro
lado, los Colaboradores manifiestan trabajar en un entorno de trabajo seguro y
saludable.
Ahora bien, como toda organización
también existen problemas, sin embargo, el propio sistema es una ventaja que
cuenta con herramientas para enfrentar dichos problemas, sin embargo, estos se han
presentado y como organización sabemos que pueden seguir ocurriendo. Entre los
problemas que se han detectado en la implementación podemos encontrar:
a)
Errores en la interpretación
de la norma por parte de los Colaboradores y los responsables de los procesos;
esto es habitual ya que las competencias de cada uno de los miembros de la
organización son diferentes, por otro lado, puede subsanarse si la organización
mantiene la capacitación y preparación continua de los Colaboradores.
b)
El constante cambio en las
cuestiones externas de la organización, ya que no se tiene control sobre ellas,
por ejemplo, contexto social, político, económico; un claro ejemplo fue la
pandemia de COVID 19, al ser ramo alimenticio no propició paros, pero si mermó
las ganancias del negocio, incrementaron los gastos derivados de la pandemia,
como insumos de protección personal de los Colaboradores, incapacidades por COVID
19, gastos en pruebas diagnósticas, entre otros gastos.
c)
Exigencias de producción,
los procesos operativos son altamente demandantes por lo que llega a ser un
problema para la toma de decisiones que concuerden con los objetivos del
sistema, por otro lado, el factor estrés de los Colaboradores que se encargan
del proceso operativo puede llevar a errores en la toma de decisiones.
d)
Procesos en los que se
tienen influencia, pero no un completo control, por ejemplo, la transportación
de las materias primas y el PT, ya que habitualmente es un proceso
subcontratado y las empresas que se contratan no siempre están alineados a las
políticas de seguridad.
Estos son algunos de los
problemas, puede haber diversos y pueden presentarse en cualquier momento, lo
importante es que la organización tenga la capacidad suficiente de resiliencia
en su sistema para hacer frente a estos problemas.
Las dificultades pueden estar relacionadas
estrechamente con los problemas, sin embargo, al igual que los problemas pueden
mitigarse y prevenirse. Entre las dificultades que se pueden encontrar están:
a)
Los recursos que se
destinan para los objetivos del sistema, estos recursos sobre todo los
financieros pueden fluctuar dependiendo de las finanzas de la organización,
dependen directamente de las ganancias o la salud financiera de la empresa.
b)
La falta de cultura de prevención
y mitigación de los riesgos debido a que es común que los Colaboradores pierdan
la visión objetiva de la prevención de los accidentes y enfermedades, debido a
la ceguera de taller que está relacionada con la rutina del proceso.
c)
Los cambios en los
requisitos legales y otros requisitos de la seguridad y salud, estos pueden tener
cambios que demanden generar cambios sustanciales en el sistema, es responsabilidad
de la organización mantener métodos de consulta y revisión de los cambios en
estos requisitos.
d)
Diversidad de criterios y competencias
en los miembros de la organización, así como la diferencia en los roles y
responsabilidades de los Colaboradores que están involucrados en el sistema.
e)
Resistencia al cambio en
los miembros de la organización.
Estos son sólo algunos de los aspectos
que se han encontrado y enfrentado al implementar y mantener el sistema, es
importante que se considere que algunos de estos no son medibles a través de un
indicador, sin embargo, si son determinables, por ejemplo, el liderazgo y
compromiso, la comunicación, los valores, la filosofía de la empresa, las
competencias, son aspectos que se pueden determinar y es muy habitual que los
auditores del sistema encuentren hallazgos relacionados con estos aspectos del
sistema.
VENTAJAS, PROBLEMAS Y DIFICULTADES
EN LOS SISTEMAS DE GESTIÓN EN GENERAL.
Para no generar una redacción o reflexión
repetitiva podemos teorizar que los problemas, ventajas y dificultades de los
sistemas de gestión en general para las organizaciones pueden ser muy parecidos
a los que ya se acaban de describir.
Por otro lado, cabe señalar que las
ventajas, dificultades y problemas del sistema se encontraran relacionados directamente
con la estructura de la organización, es decir, cuales son sus objetivos como organización,
que tipos de productos y servicios ofrece, su estructura financiera, la visión y
objetivos de la alta dirección, el contexto en el que se encuentra la
organización, su impacto y presencia en el mercado, en que región o país opera.
Por todo esto es importante que
antes de plantear la implementación del sistema se analice la situación de la
organización y su contexto.
CONCLUSIONES
La implementación de los sistemas
de gestión en general brinda herramientas que aportan a la estructura
organizacional un sentido, objetivos y metas concretas, así como generar una
cultura de constante adaptación al cambio. Los problemas y dificultades se irán
generando a lo largo del proceso, es por ello, que el sistema debe tener bases
sólidas desde el inicio de su implementación, tener capacidad de resiliencia y
definir cuales son aquellos procesos imprescindibles para que el sistema
funcione.
Por otro lado, es importante
mantener sistemas de evaluación y gestión constante de los riesgos con acciones
y medidas de control que permitan mitigarlos.
Cabe señalar que podemos
implementar un sistema de gestión de riesgos con base a diferentes metodologías
y formas de gestión, podemos basarnos en cumplir con el marco legal y
regulatorio aplicable para nuestro país, en este caso para México, es decir, el
empresario o el responsable de seguridad y salud designado por la dirección de
la empresa pueden tomar todo el universo del marco legal y regulatorio haciendo
una revisión de las leyes, reglamentos y normas aplicables al negocio y a
través de diferentes herramientas puede generar un sistema de gestión.
BIBLIOGRAFÍA.
NORMA INTERNACIONAL
ISO 45001:2018. Sistema de gestión de la seguridad y salud en el trabajo,
requisitos para su orientación y uso. Vernier, Ginebra, Suiza 2018.
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