Rubén Valencia Pedraza
Maestria de seguridad y salud en el trabajo |
universidad ducens
29 DE ENERO DE 2024
“FUNCIONES Y RESPONSABILIDADES DE UN
GRUPO AUDITOR”
INTRODUCCIÓN
Los sistemas de gestión son herramientas implementadas en las
empresas para mantener procesos de mejora continua y estandarizar las
operaciones. Actualmente existen estándares o normas para todos los tipos de
procesos industriales, más comúnmente se reconocen las normas de calidad de los
productos y servicios, las de seguridad industrial y las de cuidado al medio
ambiente.
Al implementar un sistema de gestión con base a cualquier
estándar se debe garantizar que la implementación de este se mantenga de
conformidad con los resultados esperados, para ello, será importante vigilar su
cumplimiento, esto a través de los procesos periódicos de auditoría, mismos que
permitirán a la organización detectar oportunidades de mejora, fortalezas y
debilidades, riesgos y oportunidades que le permitan gestionar los cambios que
surjan para la organización y para el propio sistema.
Para realizar las auditorías, es esencial contar con equipos
de auditores que se encarguen de gestionar dichos procesos. Estos equipos
deberán ser conformados de forma minuciosa, ya que de su experiencia y
conocimiento dependerá en gran medida la efectividad del proceso de auditoría.
En el presente documento enlistaremos cuales son las
características, cualidades, aptitudes con las que el equipo auditor debe
contar y ejercer para llevar a buen término los ejercicios de auditoría, tómese
en cuenta que no es recomendable que inventemos dichas características por lo
que nos basaremos en la norma ISO 190111:2018 donde se establecen los
principios de auditoría, así como los roles, responsabilidades y competencias
de los equipos auditores.
DESARROLLO.
Para comprender la importancia en
el papel de un auditor primero debemos repasar porque se deben desarrollar
auditorias en un sistema. Para ello citaremos el estándar de ISO 45001:2018,
que en el apartado 9.2.2 programa de auditoría
interna establece que:
La organización debe:
a) planificar, establecer,
implementar y mantener programas de auditoría que incluyan la frecuencia, los
métodos, las responsabilidades, la consulta, los requisitos de planificación, y
la elaboración de informes, que deben tener en consideración la importancia de
los procesos involucrados y los resultados de las auditorías previas.
C) seleccionar auditores y llevar
a cabo auditorias para asegurarse de la objetividad y la imparcialidad del
proceso de auditoría.
Al mencionar estos puntos como un
“debe”, vuelve obligatorios dichos requisitos. Por otro lado, cabe mencionar
que esto hace referencia a las auditorías de primera parte, sin embargo,
también abarca a las de 3era parte, esto para cuando la organización solicita
de forma voluntaria someterse a un proceso de certificación por un tercero
acreditado.
CONFORMACIÓN DE UN EQUIPO AUDITOR
De acuerdo con la ISO 19011:2018,
se distinguen diferentes miembros en un equipo auditor, teniendo en cuenta que
se define al equipo auditor, aquel conjunto de una o más personas que llevan a
cabo un proceso de auditoría, si es necesario, con el apoyo de expertos
técnicos. El experto técnico será aquella persona que aporta conocimientos o
experiencias específicas al equipo auditor.
También en la norma se distingue
la figura del auditor y del observador quienes realizarán directamente el
proceso de auditoría, siendo el observador quien acompaña al auditor,
habitualmente será una persona que se está preparando para convertirse en auditor.
PRINCIPIOS DE AUDITORÍA
Los principios de la auditoría van
ligados estrechamente a las aptitudes que el auditor debe mostrar en un proceso
de auditoría, será imprescindible considerar que los auditores deben contar con
un conjunto de aptitudes, competencias y conocimientos con el objetivo de
lograr un proceso de auditoría veraz, objetivo e imparcial.
Como lo mencionamos en el anterior
párrafo los principios de auditoría son las bases de cómo deberá dirigirse el
equipo auditor ya que es el auditor quien ejerce dichos principios.
De acuerdo con la ISO 19011:2018
los principios de auditoría son los siguientes:
a)
Integridad: Fundamento de
la profesionalidad; este principio se refiere a la conducción de la auditoría
con honestidad, responsabilidad, imparcialidad y con ética.
b)
Presentación imparcial:
Presentar las evidencias y los hallazgos de forma veraz, exacta, objetiva,
oportuna, clara y completa.
c)
Debido cuidado profesional:
aplicar la diligencia y juicio al auditar.
d)
Confidencialidad: Proceder
con discreción y protegiendo toda la información proporcionada por el auditado.
e)
Independencia: El auditor
debe ser independiente a la actividad que audita para evitar los conflictos de
interés y libre de sesgo.
f)
Enfoque basado en
evidencias: El auditor debe basarse en evidencia verificable aplicando un
correcto muestreo y comprobación de los datos.
g)
Enfoque basado en riesgos:
Considerar los riesgos y oportunidades del proceso de auditoría para entregar
un informe pronto y expedito, planificado y que aporte al sistema para el
alcance de sus objetivos.
ROLES Y RESPONSABILIDADES DE LAS
PERSONAS QUE GESTIONAN EL PROCESO DE AUDITORÍA.
Los equipos de auditoría deberán encontrarse
preparado para realizar el proceso de auditoría de tal forma que se logren
todos los objetivos de este ejercicio. Sus roles y responsabilidades estarán dirigidas
en lograr que el proceso de auditoría se realice de una forma programada, objetiva,
imparcial, con un muestreo suficiente para detectar las oportunidades de mejora
en un sistema, con profesionalismo y veracidad, con respeto para el equipo auditado
en un ambiente de cordialidad, empatía y libre de juicios personales.
Además los auditores deberán
siempre basarse en los principios de auditoría que anteriormente hemos
revisado, y en este sentido, será importante reconocer algunas otras cualidades
que el auditor deberá demostrar para una mejor conducción de las auditorias,
como los son: ciencia, manejo de la tecnología, conocimiento basado en
evidencia, empatía, cordialidad, templanza, liderazgo, capacidad de análisis
crítico, inteligencia emocional, capacidad de afrontamiento, y observación con
base al método científico.
Por otro lado, la preparación curricular
de los auditores es otro punto importante, será necesario que ellos cuenten con
la capacitación que acredite su función de auditores, observadores y auditor
líder.
Ahora bien, por otro lado, la norma
ISO 19011:2018 enlista en el apartado 5.4.1 los roles que deberá cumplir el
equipo auditor:
a)
Establecer un programa de
auditoría con base a los objetivos: para esto deberá conocer el estándar que se
auditará, consultar el alcance del sistema, el contexto de la organización que
se auditará, los procesos involucrados, el giro de la organización, su
ubicación física y el tamaño de la organización.
b)
Determinar las cuestiones
internas y externas, los riesgos y oportunidades que pueden afectar el programa
de auditoría.
c)
Seleccionar a los
auditores: Constituir el equipo auditor, asegurar su participación en el
proceso de auditoría, delegar responsabilidades y funciones en el programa de
auditoría.
d)
Establecer los procesos que
sean necesarios para llevar a cabo las auditorías:
a.
Calendario de auditorías.
b.
Objetivos, alcance y criterios
de auditoría.
c.
Evaluación de los auditores.
d.
Establecer procesos y medios
de comunicación.
e.
Establecer métodos para la resolución
de los conflictos y las quejas.
f.
Seguimiento a los hallazgos
de la auditoría.
g.
Presentación de informes de
auditoría.
e)
Asegurar los recursos
necesarios: Tecnológicos, económicos, viáticos, documentales, o cualquier otro
que el equipo auditor requiera para realizar el ejercicio.
f)
Revisión y seguimiento de
los programas de auditoría, buscando la mejora continua.
g)
Comunicar la programación
de la auditoría a todos los involucrados: auditados, auditores, alta dirección
o cualquier otra parte interesada. Será necesario la confirmación de la asistencia
de los involucrados, por otro lado, asegurar el lugar físico donde se atenderá
la auditoría
CONCLUSIONES.
Las auditorías son un ejercicio necesario en los sistemas de
gestión que tienen como principal objetivo demostrar el grado de implementación
de los sistemas, buscan alcanzar la meta de la mejora continúa de las
organizaciones ya que bien aplicadas son un método para establecer cuales son
las oportunidades de mejora en los procesos de la organización.
Elegir un equipo de auditoría adecuado, con base a los
principios de auditoría será en gran medida importante para el alcance de los
objetivos de las auditorías.
BIBLIOGRAFÍA.
Sistemas
de gestión de la calidad. ISO 9001:2015. Esta norma es la versión oficial, en
español, de la Norma Europea EN ISO 9001:2015, que a su vez adopta la Norma
Internacional ISO 9001:2015.
NORMA
INTERNACIONAL ISO 45001 Sistemas de gestión de la seguridad y salud en el
trabajo — Requisitos con orientación para su uso. Secretaría Central de ISO en
Ginebra, Suiza 2018.
Manual
de Auditoría de Prevención de Riesgos Laborales – Fundación de Prevención de
Riesgos Laborales, Granada, España (2008) Cómo certificar OHSAS 18001 –
Informe, H. Gonzalez – Calidad & Gestión (2013) OHSAS 18001:2007 – Sistemas
de gestión de la seguridad y salud en el trabajo.
NORMA INTERNACIONAL ISO 19011Directrices para la
auditoría de los sistemas de gestión Central de ISO en Ginebra, Suiza 2018.
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